С 1 января 2024 года Ленинградский областной госархив в городе Выборге открыл для пользователей новую услугу – удаленный доступ к документам. Что нужно предпринять, чтобы воспользоваться данной опцией, и какие документы уже появились в открытом доступе, – об этом журналисты «Реквизита» узнали из первых рук.
Уникальные документы
Если все полки хранилищ архива выстроить в один ряд, они вытянутся почти на 11 километров! Это примерно, как расстояние от Выборга до Верхне-Черкасово. Внушительно, не правда ли? Архивохранилища располагаются на каждом из пяти этажей здания и занимают его бóльшую часть.
Все документы здесь разделены на два периода. В ранний период вошли свидетельства времен трех губерний – Выборгской, Миккельской и Куопиосской, а также Великого княжества Финляндии. Они написаны на шведском, финском и немецком языках. Самый древний манускрипт датирован 1635 годом – это Указ королевы Швеции Кристины, обращенный к выборгскому наместничеству, в котором она наказывает местным жителям слушаться указаний властей. Данный документ – особого хранения, поэтому мы можем видеть только его копию. Он совсем небольшого объема, в отличие, например, от протокола заседания суда 1830 года, в котором более 1 200 листов! Текст написан каллиграфическим почерком на финском языке. И таких уникальных документов в фондах насчитывается порядка 100 тысяч единиц. Сотрудники учреждения очень дорожат ими, ведь это – непосредственные и ценные свидетельства нашей истории. Данный раздел, разумеется, не пополняется... А вот более внушительная часть документов – это материалы, поступившие в архив со всей Ленинградской области, и – продолжающие поступать.
- Наш архив комплектующийся, – отмечает его директор Юлия Крипатова. – Сюда передают свои документы областные учреждения и организации, администрация и правительство Ленинградской области, органы исполнительной власти. Хранятся в нашем архиве и документы ликвидированных предприятий и организаций. На сегодняшний день общее число единиц хранения составляет порядка одного миллиона трехсот тысяч.
Ближе к пользователям
Кажется, что архив – это некое закрытое ведомство, где за семью печатями хранятся важные бумаги. И действительно, как оказалось, даже не все его сотрудники имеют свободный доступ в архивохранилище: для этого им необходимо составить заявку на нужный для работы документ. Однако воспользоваться читальным залом архива может практически каждый желающий. Часто такой возможностью пользуются исследователи, краеведы, студенты. Да и обычные жители, которые ищут дополнительную информацию о своей семье, могут запросить похозяйственную книгу и изучить ее.
Сориентироваться в фондах архива поможет информация, размещенная на портале. Потребность в изучении архивных документов среди населения есть, поэтому неудивительно, что число посетителей читального зала с каждым годом растет.
- Мы стараемся быть ближе к нашим пользователям, – поясняет Юлия Крипатова, – и удаленный доступ к документам – это еще один шаг в развитии нашего архива.
Не раскрывая персональных данных
Какие же документы открыты с этого года пользователям, и почему они датированы 1948 годом включительно? Оцифровка документов в архиве ведется уже давно, а несколько лет назад в коллективе было принято решение отдать приоритет наиболее востребованным документам.
- Как ни странно, таковыми оказались протоколы райисполкомов и сельсоветов, – рассказывает Юлия Игоревна. – Сейчас у нас уже сформирован достаточно большой объем таких документов, который теоретически мы бы могли предоставить пользователям не только в читальном зале, но и дистанционно. Однако возникла сложность: закон о персональных данных регламентирует ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности, на срок 75 лет со дня создания документа. А в протоколах рассматриваются не только административные вопросы, но и пособия многодетным матерям, усыновление, опека, а это все – персональные данные. Отдельная тема – похозяйственные книги. Сейчас их все чаще рассматривают для восстановления семейной истории. Здесь есть все: название села, кто глава хозяйства, какой состав семьи – жена, дети, год рождения каждого, какая у кого профессия, кто где служил. Поэтому мы тщательно пересмотрели все оцифрованные документы и подобрали список тех фондов и дел, которые не противоречат закону. И, таким образом, вышли на 1948 год, до которого и выставляем в доступ документы с персональными данными.
Навстречу пользователям
Но это была лишь одна – архивная часть вопроса. Следующим шагом стала отработка технической стороны: информационная система должна выкладывать именно эти отобранные документы.
Практически настройкой нового функционала в архиве занимались в течение всего прошлого года. Предоставлять удаленный доступ было решено с 1 января 2024 года, с тем расчетом, чтобы в длинные выходные люди могли зайти, изучить тему и найти то, что им нужно. То есть, несмотря на собственные выходные, архивисты все 8 дней находились на обратной связи в ВКонтакте со своими пользователями, отвечали на вопросы и давали разъяснения. И уже за время каникул был выстроен живой диалог!
- Мы даже не ожидали, что к этой теме будет проявлен такой интерес! – признается Юлия Крипатова. – Приятно, что людей интересует не только информация, которая касается генеалогии, но также и история своих поселков и районов.
В ВК и на портале «Архивы Ленинградской области» была опубликована подробная инструкция по получению удаленного доступа. Пользователей предупредили, что функционал открывается в тестовом режиме, а после опробования, при необходимости, будет скорректирован и усовершенствован.
Как получить услугу? Прежде всего, нужно быть зарегистрированным на портале «Архивы Ленинградской области». Затем в личном кабинете найти вкладку «Абонемент» и нажать на нее, оформить нужный заказ и оплатить сформированную квитанцию с QR-кодом. Услуга платная, стоимость абонемента – 32 рубля в час. В инструкции подробно описан каждый шаг, но если вдруг что-то не получается, специалисты архива консультируют через ВК или по электронной почте.
Помогает обратная связь
За январь архив предоставил в удаленный доступ 549 дел. Большой блок – по районам, а также – метрические книги XIX и XX веков. Живой диалог с пользователями вылился в конкретные пожелания по улучшению работы системы. Так, при приобретении абонемента людям не хватало информации об открытых в удаленном доступе документах, то есть, человек не знал, найдет он то, что ему нужно, или нет. В архиве оперативно отреагировали на пожелание и выставили в ВК перечень оцифрованных документов. Данная функция будет совершенствоваться – на то он и тестовый режим! Архивисты просят пользователей и дальше присылать свои предложения и отзывы. Обратная связь помогает сделать систему более удобной.
И вот первый результат: с начала месяца оформлено уже около 200 заказов. Хорошее начало!
Уникальному зданию – 90 лет
Любознательные туристы, приезжая в Выборг из разных уголков страны и посещая местные достопримечательности, не всегда, к сожалению, доходят до архива. А между тем, его уникальность начинается уже с самого здания и места его расположения. С его площадки открывается завораживающий вид на Старый город!
В начале XX века здесь был установлен фундамент под православный храм, но революция изменила планы. Здесь возвели здание, которое специально проектировалось под хранение и использование документов. В 2024 году, в сентябре, этому удивительному архитектурному сооружению исполняется 90 лет. Гениальный финский архитектор Уно Ульберг до мелочей продумал все, чтобы в помещениях максимально сохранить документы. Армированные стекла в архивохранилищах препятствуют проникновению яркого света. Случайность пожара предотвращают цементные полы и герметичные плафоны. Электропроводка убрана в металлические трубы. Стеллажи тоже спроектированы архитектором: сделаны они из сосны и раз в 10 лет проходят специальную противопожарную обработку. Так было задумано изначально. В архивохранилищах поддерживается оптимальная температура +17-19 ℃. Для равномерного распределения тепла Уно Ульберг предусмотрел плоские батареи, которые расположены по всему периметру архивохранилищ... на потолке. Заинтересовались? А когда эту информацию слышишь из уст специалистов, то покидать это здание просто не хочется... Люди, работающие здесь, производят впечатление единой и увлеченной команды единомышленников. Подтверждение тому – и новый проект по удаленному доступу, в реализации которого участвовала значительная часть коллектива. Несмотря на дополнительную нагрузку в новогодние праздники, архивисты постарались максимально быть на связи, на одной волне с пользователями, оказывать поддержку и помощь своим исследователям.
«Когда выбираешь себе профессию по душе, то работа становится твоим увлечением и любимым делом».
Юлия Крипатова, директор Ленинградского областного государственного архива в городе Выборге
